KYSA –

Know Your Spendings Application



KYSA (Know Your Spendings Application) kann dabei helfen, einen besseren Überblick über die eigenen Kontobewegungen und Ausgabenblöcke zu erhalten. Dazu wertet KYSA automatisiert Kontodaten aus, die aus dem online Banking als csv gespeichert wurden. Seit Version 4.04. wird auch das SEPA-XML-Format unterstützt. Die Umsätze werden nach Kategorien, die selbst definiert werden können, ausgewertet. Die ausgewerteten Daten können – je nach Präferenz – in nachvollziehbaren Diagrammen ausgegeben werden. So erhält man einen guten Überblick über die durchschnittliche Kosten/Einkünfte in verschiedenen Kategorien.

Die unterstützten Kontotypen finden sich im Hauptmenü unter der gleichnamigen Schaltfläche. Ab Version 3.07 kann zudem bei bestehender Internetverbindung nach neuen unterstützen Kontotypen gesucht und diese heruntergeladen werden. Mit Version 4.04. wird erstmal auch das SEPA-XML-Format unterstützt, bei dem Kontodaten unterschiedlicher Banken in einem standardisierten Format exportiert werden können. Dadurch können auch Kontotypen eingelesen werden, die als csv (noch) nicht unterstützt werden.


Wie ist das Programm aufgebaut?

Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet, so dass man mit wenigen Klicks die aufbereiteten Daten je Datensatz einsehen kann und notwendige Einstellungen einfach verändern kann.

In der Menüzeile finden sich Informationen zum Programm selbst, sowie die Einstellungen für die Datenaufbereitung. Zudem informiere ich über die Möglichkeit mich als Entwickler in Form einer Spende zu unterstützen.

Im Einstellungsmenü lassen sich die Sprache, die angezeigte Währung sowie die Ausgabe von Kostendiagrammen steuern. Zudem kann der Ordner für die Ablage der Ergebnisse gesetzt werden.
Darüber hinaus können die eigenen Kategorien verändert werden. Ferner können eigene Kontonamen vergeben werden und die unterstützten Kontotypen eingesehen werden. Weitere Informationen zu den Kategorien und Kontonamen finden sich unter „Wozu dienen die Kategorien und wie funktioniert die Kategorisierung?“ und „Wozu brauche ich Kontonamen?“

Unterhalb der Menüleiste befinden sich die drei Hauptbuttons (diese können auch über das Menü „Datei“ angewählt werden). Mehr dazu findet sich unter „Daten importieren“, „Datenauswertung starten“ und „Dashboard öffnen“.

Das Hauptfenster unter den Buttons zeigt auf der linken Seite die aktuell eingelesenen Datensätze (Aktuelle Sessiondaten) sowie die Datensätze, die einem Kontonamen zugeordnet wurden und fortlaufend automatissch erweitert und gespeichert werden (gespeicherte Daten). Daneben kann für jeden Datensatz ausgewählt werden, ob die Ergebnisse der Auswertung als Excel und in Diagrammen exportiert werden sollen.

Bei Auswahl eines Datensatzes werden auf der rechten Bildseite die kategorisierten Daten dieses Datensatzes angezeigt. Diese können dort nach Belieben sortiert werden. Zudem kann seit Version 4.04 auch nach der Hauptkategorie gefiltert werden.
In diesem rechten Bildteil kann der Datensatz einem der definierten Kontonamen zugeordnet werden und wird dann zu den bereits existierenden Daten dieses Kontos dazugefügt und gespeichert. Darüber hinaus lassen sich die Kategorien der einzelnen Buchungen über ein Dropdown auf eine der hinterlegten Kategorien verändern (die Hauptkategorie wird dabei automatisch angepasst). Buchungstexte, -werte und -tage lassen sich nicht verändern.

Daten importieren

Rohdaten

Hier können die Rohdateien (csv) der unterstützten Kontotypen oder die Excel-Ergebnisdateien von KYSA ausgewählt werden. Es können mehrere Dateien desselben Typs auf einmal ausgewählt werden. Excel-Dateien müssen zwingen im Format von KYSA vorliegen, sonst funktioniert der Import nicht.
KYSA prüft die ausgewählten Dateien und gibt das Importergebnis zurück (siehe auch Fehlerbehebung).

Wird der eigene Kontotyp nicht unterstützt, kann ich ihn auf Wunsch gerne in das nächste Kontenupdate aufnehmen. Dazu schickt Ihr am Besten die csv-Datei des Kontos ohne persönliche Informationen (Buchungen/Namen/Kontonummern) per Email. Mehr dazu findet Ihr auf der KYSA-Webseite.

Haushaltsbuch

Im Haushaltsbuch können Bargeldausgaben separat eingetragen werden, sodass diese mit den Kontodaten (Bargeldabhebung) verknüpft werden können. So können die einzelnen Ausgaben noch besser analysiert werden, da in den Kontoumsätzen nur die Bargeldabhebung ausgewiesen werden. Wichtig für den erfolgreichen Import ist die Einhaltung der Formatierungs- und Eingabevorgaben im Tabellenblatt „Legende“. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt Datenauswertung unter „Haushaltsbuch“.

Wozu dienen die Kategorien und wie funktioniert die Kategorisierung?

Meine Kategorien

KYSA bietet die Möglichkeit eigene Kategorien im Menü „Meine Kategorien“ zu definieren, wobei KYSA bereits einige Kategorien voreingestellt hat.

Jede Kategorie befindet sich in einer Hauptkategorie, die für die Übersichtsdarstellungen notwendig sind. Zudem kann zu jeder Kategorie eine sogenannten „Suchzeichenkette“ definiert werden, die vom Kategorisierungsalgorithmus mit den Buchungstexten der Datensätze abgeglichen wird. Möchte man feste Zuordnungen erzwingen, sollte eine möglichst eindeutige Suchzeichenkette definiert werden, die sich regelmäßig in den Buchungstexten findet (z.B. „DM Drogeriemarkt“ für die Klassifizierung von Buchungen mit diesem Inhalt in die Kategorie Drogerie). Groß- und Kleinschreibung, sowie Satzzeichen und Füllwörter („der“,“und“,“einer“…) in der Suchzeichenkette werden nicht bei der Kategorisierung berücksichtigt.

Im Menü „Meine Kategorien“ können Suchzeichenketten gelöscht, hinzugefügt oder verändert werden. Zudem lassen sich (Haupt-)kategorien hinzufügen, umbenennen, löschen oder untereinander neu zuordnen. Die Namen sind frei wählbar, allerdings sollten nicht zu viele Zeichen verwendet werden sollten, da sonst die Diagramme unübersichtlich werden. Die Darstellung langer Kategorienamen im Diagramm kann durch erzwungene Umbrüche („\n“ an der Umbruchsstelle eingeben) verbessert werden. Einige (Haupt-)kategorien (wie z.B. „Urlaub“) sind nicht veränderbar, da sie für weitere Rechenschritte benötigt werden.

Wie erfolgt die Kategorisierung?

KYSA verfährt nach einem zweistufigen Kategorisierungsalgorithmus.
Im ersten Schritt wird jede einzelne Buchung auf die vom Nutzer festgelegten Suchzeichenketten überprüft. Wenn ein Suchwort im Buchungstext gefunden wurde, wird diese Buchung der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Wird kein übereinstimmendes Suchwort gefunden, wird dieser Umsatz für Sie Anwendung des zweiten Mechanismus markiert.

In einem Zwischenschritt werden dann alle Kategorien den jeweils definierten Hauptkategorien zugeordnet. Buchungen, die für den zweiten Mechanismus vorgemerkt wurden, erhalten die Hauptkategorie „Vorgeschlagene Kategorien".

Im zweiten Klassifizierungsmechanismus erfolgt maschinell der Versuch, die „Vorgeschlagene Kategorien“ anhand eines Lernalgorithmus basierend auf vergangenen Umsatzkategorisierungen einzusortieren. Da KYSA datensparsam entwickelt wurde, gibt es keine serverseitige Datenbank, auf die zurückgegriffen wird. Das bedeutet, dass der zweite Klassifizierungsmechanismus am Anfang noch ziemlich "dumm" ist. KYSA "lernt" aber mit jedem Datensatz, der nach dem Import ausgewertet wird.
Das bedeutet, dass man als Nutzer alle Kategorien unter der “Vorgeschlagene Kategorien" sorgfältig überprüfen sollte, um sicherzustellen, dass KYSA den richtigen Zusammenhang zwischen Buchungstext&Vorgang und der daraus resultierenden Kategorie lernt. Gerade bei den ersten KYSA-Nutzungen macht es daher Sinn die Umsätze genau zu prüfen, erstens um Suchzeichenketten für wiederkehrende Umsätze unter „Meine Kategorien“ zu definieren. Zweitens führt die Korrektur der vorgeschlagenen Kategorien nicht nur zu genaueren Auswertungen, sondern hilft auch, dass die vorgeschlagenen Kategorien peu a peu immer besser passen.

Wozu brauche ich Kontonamen?

Im Einstellungsmenü können Kontonamen definiert werden. Dies macht Sinn, wenn man mehrere Konten bei derselben Bank besitzt und diese aber getrennt auswerten und speichern möchte. Mit diesen Kontonamen kann man auch im Haushaltsbuch die einzelne Bargeldzahlung direkt einem Konto zuordnen.
Sind keine Kontonamen definiert, speichert KYSA neue Rohdaten automatisch unter dem Namen des entsprechenden Bank-Kontotyps. Besitzt man mehrere Konten bei derselben Bank bedeutet das, dass diese zusammengefasst werden und nicht wieder getrennt ausgewertet werden können.
Wenn nur ein Konto bei einer Bank genutzt wird, müssen keine eigenen Kontonamen definiert werden.

Datenauswertung starten

Sobald Daten importiert wurden (oder bereits gespeicherte Daten vorliegen), kann die Datenauswertung gestartet werden. Dazu öffnet sich ein separates Fenster, in dem folgende Optionen für die Datenauswertung an- oder abgewählt werden können. Datensätze, die für den Export ausgewählt wurden, werden am Ende als Excel und in Diagrammen (als *.png-Datei) ausgegeben.

Datensätze zusammenfügen

Hier kann die Option ausgewählt werden, einzelne Datensätze in einer eigenen Datei zusammenzuführen und diese dann gesamthaft auszuwerten. Bei der Wahl dieser Option erfolgt in einem separaten Schritt die Abfrage, welche Dateien zusammengefügt werden sollen und welchen Namen diese neue Datei dann haben soll.

Haushaltsbuch berücksichtigen

Im Haushaltsbuch können Bargeldausgaben separat eingetragen werden, sodass diese mit den Kontodaten (Bargeldabhebung) verknüpft werden können. So können die einzelnen Ausgaben noch besser analysiert werden, da in den Kontoumsätzen nur die Bargeldabhebung ausgewiesen werden. Diese Option wird nur angezeigt, wenn zuvor ein Haushaltsbuch importiert wurde.

Das Programm überprüft für jeden Datensatz anhand des zugeordneten Kontonamens, ob Daten zu der im Haushaltsbuch angegebenen Bargeldkategorie existieren. Sollte dies der Fall sein, werden jene Zeilen, die innerhalb des betrachteten Zeitraums des Kontos liegen, extrahiert und zu diesem Datensatz hinzugefügt. Die hinzugefügten Einträge werden automatisch mit dem Gesamtbetrag der Bargeldkategorie verrechnet. Der verbleibende Betrag weist dann die nicht durch zusätzliche Informationen aus dem Haushaltsbuch verbliebenen Bargeldausgaben aus. Sollten Daten für den Kontotyp existieren, aber KYSA keine keine Verknüpfung der Datenpunkte vornehmen, wird ein Hinweis mit Fehlercodes (siehe Kap. Fehlerbehebung) ausgegeben.

Wurden keine eigenen Kontonamen definiert, werden programmintern die Bank-Kontotypen als Rückfallebene genutzt und müssen dann entsprechend auch für das Haushaltsbuch verwendet werden (siehe Legende).

Langzeitdaten einbeziehen

Bereits seit Version v3.04 werden sämtliche eingelesene Rohdaten, sofern sie einem der definierten Kontonamen zugeordnet wurden, verschlüsselt gespeichert. Doppelte Einträge werden dabei kontinuierlich herausgefiltert. Wurden keine Kontonamen definiert, erfolgt die Speicherung mit den Bank-Kontotypen als Kontonamen. Mit der Funktion „Langzeitdaten einbeziehen“ können die gespeicherten Datensätze in die Auswertung mit einbezogen werden, auch wenn sie nicht exportiert werden sollen. Das bedeutet, dass die gespeicherten Daten auch auch in die gewählten Urlaubs-/Sparcent- oder Haushaltsbuchanalyse oder Datensatzverküpfung einbezogen werden. Gespeicherte Kontodaten werden als als „Langzeit_Kontoname“ im Hauptfenster angezeigt und beim Export in einem gleichnamigen Ordner abgelegt. Diese Funktion ist gesperrt, solange keine gespeicherten Daten vorliegen.

Sparcents ausgeben

Hier werden aus allen einzulesenden Kontodateien, die Rundungsbeträge der einzelnen Umsätze addiert und in einem separaten Datensatz zusammengeführt. Anschließend wird der so erhaltene Sparbetrag aus Cent-Beträgen in einer Excel-Datei aufgegliedert nach dem jeweiligen Konto ausgegeben und in einem Säulendiagramm verbildlicht. So sieht man schnell, wie viel Geld man recht einfach aus dem Konto entnehmen könnte, wenn man alle Umsatzbeträge auf den vollen Euro runden würde. Das Ergebnis dieses Schrittes wird immer ausgegeben, aber wegen der spezifischen Tabellenbezeichnungen nicht im KYSA Hauptfenster angezeigt. Diese Funktion wird nicht auf Daten angewendet, die durch Zusammenfügung entstanden sind.

Urlaube extrahieren

Hier werden aus allen Datensätzen alle Datenpunkte, die in der Hauptkategorie „Urlaub & Reisen“ gruppiert sind, zusätzlich in einer eigenen Datei zusammengeführt. Dieser Datensatz kann nach der erfolgten Datenauswertung für den Export markiert werden, sodass dann dafür eine separate Excel und Diagramme in einem Unterordner ausgegeben werden. Diese Funktion wird nicht auf Daten angewendet, die durch Zusammenfügung entstanden sind.

Ergebnisexport

Sofern ein Datensatz für den Ergebnisexport markiert wurde, erfolgt nach der Datenaufbereitung eine Ausgabe der Auswertungsdaten als Excel-Datei sowie je nach Datensatztyp und enthaltener Daten eine Auswahl von Diagrammen. Diese sind:

  1. Boxplot aller Umsätze und Kategorien

  2. "Violinplot" aller Umsätze und Kategorien (andere Darstellungsform zum Boxplot)

  3. Monatsübersicht über die Summen der Umsätze nach Monat

  4. Säulendiagramm zu den einzelnen Kategorien, separate Diagramme für Kosten und Einnahmen (wenn mehr als zwei Einnahmequellen)

  5. Überblickübersicht über Einnahmen und Kosten mit den TOP3-Posten

  6. Tortendiagramm zu Kosten (mit Aufgliederung für die drei größten Hauptkostenkategorien, wenn vorhanden) und Einnahmen (wenn mehr als zwei Einnahmequellen)

Je nach Datenumfang und Rechnerkapazität kann der Exportprozess etwas länger dauern. Das Programm gibt einen Hinweis aus, sobald alles abgeschlossen ist.

Dashboard öffnen

Nach der ersten erfolgreichen Datenauswertung der aktuellen Session schaltet KYSA die Nutzung des Dashboards frei. Das Dashboard wird zwar in einem Browser geöffnet, benötigt allerdings keine Internetverbindung (lokal gehostet). Innerhalb des Dashboards besteht die Möglichkeit die Daten insgesamt oder nur Teilzeiträume davon live anzusehen. Diagramme können bei Bedarf manuell exportiert werden. Im Dashboard können die Umsatzdaten nach Monat, Ausgaben und Einnahmen dargestellt werden. Bei der Ausgaben- und Einnahmendarstellung besteht zudem die Wahlmöglichkeit die Kategorien als Säulen- oder Tortendiagramm darzustellen.
Beim Klick auf eine Hauptkategorie werden die jeweilgen Unterkategorien dargestellt. Über einen weiteren Klick darauf gelangt man zurück zur Hauptkategorie.
Als weiteres Feature gibt es die Möglichkeit zwei unterschiedliche Zeiträume eines Kontos miteinander zu vergleichen und die Daten gegenüberzustellen. So erhält man einen guten Eindruck davon, wann sich größere Unterschiede in den Kategorien ereigneten.
Das Dashboard muss nur einmal geöffnet werden. Sofern im Hauptprogramm Daten neu ausgewertet wurden, können diese über „Daten aktualisieren“ ins Dashboard geladen und dort angezeigt werden.

Lizenz und Datenschutzhinweis



Die Nutzung dieses Programms ist kostenfrei. Ich übernehme keinerlei Haftung für Ergebnisse und oder eventuelle Probleme bzw. etwaige Datenverluste, die bei der Nutzung auftreten. Es gelten die Bestimmungen aus der Software-Lizenz. Näheres dazu findet sich im Lizenzhinweis.

Spenden sind über Liberapay willkommen.



Datenschutzhinweis: Das Programm sammelt keinerlei persönliche Daten. Eine Internetverbindung ist ausschließlich notwendig, um das Programm herunterzuladen. Die Umsatzkategorisierung erfolgt manuell über die Zuordnungstabelle, sodass keine Daten aus dem Internet bezogen bzw. darüber verschickt werden.

Fehlerbehebung



Es können leider nicht alle auftretenden Fehler vorhergesehen werden, allerdings habe ich die größten Fehlerquellen mit entsprechenden Fehlercodes versehen. Hier finden sich die Fehlercodes und, wo möglich, Tipps zur Behebung:

Fehlercode Err01:

Es gab ein Problem beim Import der ausgewählten Dateien.

Fehlercode Err02:

Es gab ein Problem bei der Datenweiterverarbeitung der importierten Datei.

Fehlercode Err03:

Die ausgewählte CSV-Datei wurde erkannt, allerdings fehlen die Umsatzbeträge.
Prüfen Sie die zu importierende Datei auf Umsätze bzw. exportieren die Umsätze erneut aus Ihrem Online-Banking.

Fehlercode Err04:

Es gab ein Problem bei der Klassifizierung der Umsatzinformationen in der importierten csv-Datei.
Prüfen Sie, ob der Datensatz leere Zellen enthält und oder sich die Formatierung von Seiten der Bank geändert hat
.

Fehlercode Err05:

Dieser Fehler tritt nur auf, wenn ein Haushaltsbuch mit Umsatzdaten verknüpft werden soll.
Der Fehlercode weist darauf hin, dass zwar für das Konto (Comdirect Girokonto…) Daten im Haushaltsbuch gefunden wurden, allerdings die verwendete Bargeldbezeichnung nicht in den kategorisierten Rohdaten gefunden werden konnte.
Stellen Sie sicher, dass die genutzte(n) Bargeldbezeichnung(en) identisch im Haushaltsbuch und unter „Meine Kategorien“ sind; Achten Sie auf Groß-und Kleinschreibung und eventuelle Leerzeichen.

Fehlercode Err06:

Dieser Fehler tritt nur auf, wenn ein Haushaltsbuch mit Umsatzdaten verknüpft werden soll.
Er zeigt an, dass trotz übereinstimmender Konto- und Bargeldbezeichnung keine Daten aus dem Haushaltsbuch übernommen wurden.
Dies tritt insbesondere dann auf, wenn der Zeitraum relevanter Daten im Haushaltsbuch nicht in den Zeitraum der zu verknüpfenden Umsatzdaten passt.
Prüfen Sie, ob die Einträge im Haushaltsbuch absteigend (neueste Ausgabe in der obersten Zeile) sortiert sind.

Fehlercode Err07:

Die verarbeiteten Daten konnten nicht exportiert werden.
Prüfen Sie, ob eine Schreibberechtigung für den verwendeten Ergebnisordner existiert.

Fehlercode Err08:

Die aufbereiteten Rohdaten können für die Erstellung der Diagramme nicht weiterverarbeitet werden. Es fehlen Informationen in den Datensätzen.
Prüfen Sie die ausgegebene Ergebnisdatei auf fehlende Daten bzw. falsch zugeordnete Daten (z.B. Umsätze in falscher Spalte).
Probleme einer Zuschlüsselung von csv-Daten unter falschen Spalten lassen sich nur durch Veränderung des Programmcodes beheben.

Fehlercode Err09:

Die Diagramme können nicht erstellt werden.
Prüfen Sie, ob eine Schreibberechtigung für den verwendeten Ergebnisordner vorliegt.
Zudem kann es zu diesem Fehlercode kommen, wenn Excel-Dateien mit falsch zugeordneten Inhalten in Diagrammen dargestellt werden sollen.